Przyszłość biur zapisana jest w danych - jak analityka personalna zmienia środowiska pracy
Po pandemii świat biznesu stanął przed jednym z największych wyzwań od lat: jak na nowo zdefiniować rolę biura? Proste nakazy powrotu okazały się nieskuteczne, a puste biurka stały się symbolem niedopasowania strategii do oczekiwań pracowników. Odpowiedź na pytanie „po co nam dziś biuro?” kryje się w danych. To właśnie analityka personalna (people analytics) staje się kluczowym narzędziem, które pozwala przekształcić kosztowne powierzchnie w żywe środowiska pracy.
Analityka personalna to dyscyplina, która wykorzystuje dane o pracownikach do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Zamiast opierać się na intuicji, liderzy mogą kształtować środowisko pracy w oparciu o twarde dowody. Jak zauważa Krystian Turski, Head of Workforce Insights & Analytics w JLL, celem jest lepsze zrozumienie pracowników, tego, co robią i jak tę pracę optymalizować.
Miliony złotych na ogrzewanie pustych biurek. Czas przestać zgadywać i zacząć mierzyć
Puste piętra, frustracja pracowników i strategie oparte na przeczuciach. Większość firm fatalnie zarządza swoją najdroższą inwestycją po pensjach – biurem. Wojnę o pracę hybrydową przegrały firmy, które próbowały zarządzać nową rzeczywistością za pomocą starych metod.
Tymczasem globalni liderzy odkryli coś, co zmienia wszystko. Nie filozofię, nie kolejny manifest o kulturze organizacyjnej – zwykłe, twarde dane. I okazuje się, że demaskują one kilka bolesnych mitów o tym, jak naprawdę powinno działać współczesne biuro.
Zrozumieć „dlaczego”, zanim narzuci się „ile dni”
Zamiast arbitralnie decydować, czy pracownicy mają pojawiać się w biurze trzy, czy pięć dni w tygodniu, firmy coraz częściej analizują, jakie warunki sprzyjają efektywności i zaangażowaniu. Eksperci JLL przeprowadzili globalną analizę, która badała kluczowe czynniki dla pracy biurowej: odległość od miejsca zamieszkania oraz tzw. kolokację – czyli fizyczną obecność menedżera w tej samej lokalizacji co jego zespół.
– Zobaczyliśmy, że są lokalizacje, na przykład w Stanach Zjednoczonych, w których kolokacja menadżera z zespołami wynosiła powyżej 70% czasu. Ale na drugim biegunie istnieją też miejsca, gdzie jest dokładnie na odwrót. Na przykład wskaźnik kolokacji dla Londynu to 30%. Narzucanie tej samej polityki biurowej zespołowi, który naturalnie pracuje razem oraz takiemu, którego lider jest na innym kontynencie, a pracownicy dojeżdżają do biura ponad godzinę, to prosta droga do katastrofy – komentuje Krystian Turski. – Takie dane, uzupełnione o czynniki kulturowe, pozwalają stworzyć elastyczną strategię firmy. W lokalizacjach, gdzie zespoły i liderzy naturalnie pracują blisko siebie, stawia się na wzmocnienie kultury biurowej. Tam, gdzie dojazdy są długie, a zespoły rozproszone, nacisk powinien zostać położony na inne formy współpracy – dodaje.
Te analizy to dla nas bezcenna wiedza. Pozwalają nam odejść od zgadywania i doradzać klientom w tworzeniu przestrzeni, które nie tylko odpowiadają na ich dzisiejsze potrzeby, ale są też elastyczne i gotowe na przyszłość. Rozumiemy, że biuro to inwestycja, a dzięki danym staje się ona znacznie mądrzejsza.
Google i Microsoft inwestują w analitykę personalną
Pionierem w tej dziedzinie od lat jest Google, które swoje słynne biura projektuje w oparciu o analitykę personalną. Analizy dotyczące interakcji między pracownikami doprowadziły do tworzenia przestrzeni, które celowo „nakłaniają” ludzi z różnych działów do spotykania się, co ma pobudzać kreatywność.
Również Microsoft wykorzystuje zaawansowaną analitykę (m.in. narzędzie Viva Insights) do mapowania sieci współpracy wewnątrz organizacji. Analizując, które zespoły ze sobą pracują, firma może fizycznie rozmieszczać je bliżej siebie w biurze, aby skrócić dystans i ułatwić spontaniczną komunikację. Układ biurek przestaje być przypadkowy, a staje się elementem przemyślanej strategii biznesowej.
AI zdemaskuje amatorów
Dość powszechna jest dziś opinia, że sztuczna inteligencja zautomatyzuje pracę umysłową i sprawi, że biura staną się zbędne. Analityka personalna rysuje jednak inny scenariusz. AI, przejmując powtarzalne i czasochłonne zadania, uwalnia czas pracowników dla pracy o wyższej wartości: strategicznego myślenia, kreatywnego rozwiązywania problemów i budowania relacji. A to właśnie te czynności najwięcej zyskują na bezpośredniej interakcji w dobrze zaprojektowanej przestrzeni biurowej.
Krystian Turski widzi w tym szansę na rewolucję w rozwoju kariery. – Może się okazać, że to, co kiedyś uważaliśmy za tradycyjną ścieżkę kariery, ulegnie znacznemu skróceniu. Dzięki narzędziom AI nie zaczynamy już od absolutnie bazowych rzeczy, tylko od razu wgryzamy się w konkretne projekty i problemy biznesowe. W tym modelu biuro staje się inkubatorem talentów – miejscem, gdzie juniorzy uczą się od seniorów w dynamicznym, projektowym środowisku, a technologia jest akceleratorem tego procesu – mówi ekspert JLL.
Biuro przyszłości nie może być przymusem
Era, w której biuro było jedynie miejscem do wykonywania obowiązków, bezpowrotnie minęła. Dziś organizacje, które chcą przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty, muszą oferować coś więcej. Biuro musi stać się celem podróży - przestrzenią, do której chce się przyjeżdżać, by współpracować, tworzyć, uczyć się i budować kulturę firmy. Kluczem do stworzenia takiego miejsca może być właśnie uważne wykorzystanie danych, pozyskanych za pomocą analityki personalnej. To one mówią nam, jak pracują zespoły, czego potrzebują i co sprawia, że czują się częścią organizacji. Firmy, które nauczą się wykorzystywać te informacje, zbudują biura, które nie będą pustym kosztem, lecz strategicznym zasobem, napędzającym ich rozwój na lata.